تتجه المؤسسات والشركات إلى ترتيب أعمالها وتنظيمها، واتباع طرق لتسهيل مراقبة ومتابعة الوظائف والمهمات بشكل سلس. لهذا اتبعت نظام تقارير العمل، والتي يتم فيها كتابة كل ما يخص المهمات المطلوبة ونتائجها. فكيف يتم كتابة تقارير العمل؟ وهل هناك نموذج لكتابة تقرير عمل جاهز يمكن الاعتماد عليه؟
تقرير العمل
هو عبارة عن مستند قصير يكون مختصرا ومباشرا، يحتوي على تفصيل لبيانات ومعلومات لتحليل موضوع معين، ويتم تقديم التوصيات به لاتخاذ القرارات مستقبلا. ويتم كتابته عادة لهدف معين، وجمهور محدد. ويمكن الاستعانة بوسائل تكنولوجية حديثة لتسهيل عرض المعلومات، وجعلها أكثر تشويقا. وهناك بعض التقارير التي تكون شفاهية، ويعتمد ذلك على نوع التقرير.
أنواع نموذج كتابة تقرير عمل
هناك الكثير من أنواع التقارير التي يمكن كتابتها، ويعتمد اختيار نموذج تقرير عمل على نوع التقرير المطلوب، ومن أشهر أنواع التقارير:
التقارير الدورية
وهي تقارير يتم إصدارها في مواعيد معينة مجدولة بانتظام، وعادة ترسل من الموظفين إلى مدرائهم. ووظيفتها الأساسية خدمة الرقابة الإدارية، وعادة تكون لكتابة تقرير عمل نموذج جاهز وموحد، يتم إنشاؤه بواسطة الكومبيوتر.
التقارير الوظيفية
تخدم هذه التقارير نوع الوظيفة المطلوبة، ويمكن أن تشمل التقارير المحاسبية، والتقارير المالية، وتقارير التسويق، ويمكن أن تتضمن ضمن أنواع تقارير أخرى حسب الحاجة.
التقارير الرسمية والغير رسمية
تتميز التقارير الرسمية بأنها شديدة التنظيم، وتعتمد على الترتيب والحيادية في كتابتها، وتلتزم بأسلوب وصيغة معينة للكتابة، ولا تخاطب المتكلم لغويا (يتم إزالة ضمائر المتكلم منها) وتشمل الكثير من التفاصيل. أما التقارير الغير رسمية فتكون عبارة عن رسائل قصيرة يتم كتابتها بلغة اعتيادية طبيعية، واستخدامها في الحياة اليومية.
التقارير الرأسية أو الجانبية
تعتمد التقارير الرأسية على اتجاه حركة التقرير، فإما أن تكون من المدير إلى الموظفين، أو العكس ولهذا تم تسميتها بالرأسية لاتجاهها إما من أعلى لأسفل، أو من أسفل لأعلى. أما التقارير الجانبية فهي التقارير التي تنتقل بين الموظفين في الأقسام في نفس الشركة في نفس المستوى الوظيفي أو نفس القسم.
التقارير الداخلية والخارجية
التقارير الداخلية هي التي يتم تقديمها وتبادلها داخل الشركة الواحدة، أما التقارير الخارجية فهي التقارير التي تنتقل بين شركات متعددة، وتكون مثل التقارير المالية للشركات، أو التقارير السنوية.
تقارير الطويلة أو القصيرة
لا يوجد تصنيف معين لطول التقرير، فهناك تقارير قصيرة من صفحة واحدة، وهناك أكثر، ويعتمد ذلك على نوع التقرير. لكن يمكن اعتبار أنه كلما زاد طول التقرير أصبح أكثر رسمية.
تقارير عمل – المقترحات
هي التقارير التي يكون الهدف منها حل مشكلة معينة، وتشمل عادة خطة شركة معينة، تعمل على تلبية احتياجات شركة أخرى. تتبع معظم المؤسسات الحكومية هذا النوع من التقارير عند احتياجها، وذلك من خلال نشر دعوة لتقديم مقترحات، وبالتالي تقوم الشركات بتقديم تقاريرها التي تبين فيها كيف تستطيع حل المشكلة التي تم طرحها ومعالجتها.
التقارير الإعلامية أو التحليلية
تحتوي التقارير الإعلامية على معلومات واضحة ومهمة، ويتم نقلها من جزء إلى جزء آخر في الشركة، مثل التقارير المالية، أو التقارير السنوية. أما التقارير التحليلية فتهدف إلى دراسة مشكلة محاولة إيجاد حلول لها.
عناصر نموذج كتابة
يوجد عدة عناصر يجب توافرها في أي نموذج كتابة تقرير العمل لإيصال الأفكار ومناقشتها بشكل سهل ومفهوم. ومن هذه العناصر:
صفحة العنوان نموذج كتابة
يتم توضيح المعلومات الأساسية التي سيناقشها لتقرير في هذه الصفحة لسهولة الرجوع للنقاط الرئيسية فيها، وتشمل أيضا اسم معد التقرير، ووظيفته في الشركة، والقسم الصادر عنه التقرير، وتاريخ إصداره. وتختلف هذه البيانات حسب معرفة الموجه له التقرير بهذه البيانات.
الملخص
أهم نقطة في التقرير هي الملخص، فقبل أن يبدأ قارئ التقرير بقراءته يجب أن يعلم هل هو المتلقي المقصود أم لا. ويشمل الملخص أيضا على المعلومات الأساسية الموجودة في التقرير والنتائج مختصرة لتوفير الوقت والجهد لمراجعة كامل التقرير.
المقدمة
تتضمن المقدمة موضوع التقرير، والهدف منه، وحدوده. ويجب مراعاة شرح محتواها بصورة مبسطة، وبدون تفاصيل قد تشعر القارئ بالملل.
جدول المحتويات
يشمل الفهرس على عدد صفحات المحتوى وتحديد محتوى كل صفحة، لتسهيل قراءة التقرير بشكل مفصل.
قائمة الجداول
وهي قائمة يتم فيها توضيح الجداول والأشكال البيانية التي يتضمنها التقرير.
متن نموذج كتابة تقرير عمل
هو الموضوع الأساسي للتقرير، ويتم تقسيمه لعدة فصول، يشرح كل فصل منهم بشكل تفصيلي وتوضيحي لتسهيل فهم مضمون التقرير على القارئ.
الاستنتاجات والتوصيات
الاستنتاجات عبارة عن معلومات يتم تلخيصها على شكل نقاط من التقرير، توضح التساؤلات حول التقرير، والتي تم من أجلها كتابة التقرير. ويتم كتابة المقترحات على شكل توصيات في نقاط بحسب محتوى التقرير.
نموذج كتابة تقرير عمل
يوجد أكثر من نموذج كتابة تقرير عمل جاهز ، ويكون ذلك حسب نوع التقرير، فيختلف نموذج كتابة تقرير عن ورشة عمل ، عن نموذج كتابة تقرير سنوي. سنعرض هنا نموذج أو طريقة كتابة تقرير عمل جاهز:
شركة/ …………….
السيد/ …………… – مدير …………………….، تحية طيبة وبعد، نود أن نحيط سيادتكم علما بأنه …………………………………………………. ……………………….. ………………………… …………………………………………….. ………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………… ………………………………………. ……………………………….. ………………….، ومرفق لسيادتكم الأوراق والمستندات الخاصة بهذا الأمر
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
مقدمه
……………………………
الوظيفة
…………………….
التاريخ
………………
لـ كتابة تقرير عن ورشة عمل نموذج كتابة تقرير عمل جاهز يمكن الاستعانة به، وتغييره بحسب الأهداف من التقرير ونوعه. وقد اتجهت العديد من المؤسسات لنظام تقارير العمل بعد التوجه إلى العمل من المنزل خلال فترة كورونا. يمكنك الاطلاع على أهم الإجراءات التي اتبعتها السعودية لمواجهة كورونا. من خلال المدونة الشاملة مدونة بيوت السعودية.
