تؤتي المشاريع ثمارها بشكلٍ حتمي إلى حدٍ بعيدٍ في حال جرت إدارتها والتخطيط لها بما يتلائم مع حاجاتها للنجاحات وتحقيق أهدافها وغاياتها مرورا بالعديد من العمليات والمسؤوليات التي ينبغي ضبطها والقيام بها على أكمل وجه وبشكلٍ مثالي ومنتظمٍ ومدروس.
وفي ضوء اشتمال المشاريع خصوصاً الكبيرة منها في القطاعات المجالات المختلفة على العديد من المراحل والمسؤوليات؛ فإنها عادةً ما تحتاج لمن يكون بمثابة ضابط ارتباط يوفق بين هذه المسؤوليات ويُنظمها ويُديرها ويشرف عليها بما ينسجم مع طبيعتها وما يلزمها من إجراءات مناسبة، وبالتالي فإن هذا الشخص هو من يُدعى عادةً بمسمى مدير مشروع باللغة العربية أو بروجكت مانجر Project Manager باللغة الإنجليزية.
في هذا المقال؛ سنُعرّف ما هي وظيفة مدير مشروع جنباً إلى جنبٍ مع توضح مهام ادارة المشاريع في المؤسسات أو الشركات أو المجالات والقطاعات المختلفة وذلك عبر سرد قائمة تبين مهام مدير المشروع كما سنورد المزيد من المعلومات والتفاصيل الأخرى في سياق الحديث عن مهنة مدير مشاريع أيضاً.
ما هو دور مدير المشروع؟
يتلخص الوصف الوظيفي لوظيفة مدير مشروع بالإشراف العام على المشاريع والبرامج التي تتبناها أو تطرحها جهة معيّنة سواءً كانت مؤسسة، أو شركة، أو وزارة، أو أشخاصٍ مستقلين، أو ما إلى هنالك من الجهات الأخرى، ويتمثل هذا الإشراف العام الذي يقوم به الشخص المخوّل بإداراة المشروع؛ بالإشراف والمشاركة على وضع الخطط الأولية للمشاريع، من ثم إدارة ومتابعة ومراقبة وتنسيق عمليات التنفيذ المختلفة بما يشمل الميزانية المالية، والإجراءات التعاقدية، وتحديد جهات التعاون، ومصادر التمويل، ووضع الجدول الزمني للتنفيذ، ومتابعة عمليات وخطوات التنفيذ خطوةً بخطوةٍ وصولاً إلى الانتهاء من تنفيذ المشروع وإنجازه بالكامل وفقاً للغايات والأهداف وما تقتضي الخطة والحاجة والتطلعات في حال لم يقع ما يحول دون ذلك في أثناء التنفيذ.
مهام مدير المشروع
تتجلى مهام ادارة المشاريع بالعديد من العمليات الدقيقة والمهمّة والحساسة كما أوردنا سابقاً، وفي سبيل التعمّق في هذه المهمات وتلخيصها بشكلٍ أكثر وضوحاً؛ فإننا نسرد قائمة من أبرز مهام مدير المشروع بشكلٍ مُفصّلٍ في ما يلي:
- إعداد الخطط والاستراتيجيات الأولية والمتقدمة أو التفصيلية للمشروع
- المساعدة في عملية التعريف بالمشروع وتحديد نطاقه وأهدافه والغاية منه
- إدارة الوقت عبر وضع جدول زمني مناسب لتنفيذ للمشروع ومتابعة العمليات وفقاً لذلك
- وضع الميزانيات وإدارة التكاليف المرافقة لعمليات تنفيذ المشروع
- تحديد المتطلبات من الموارد البشرية والمادية، وتنظيم عمليات جلبها، وإدارتها بطريقةٍ كفؤة وفعّالة
- التنسيق مع الأطراف المشاركة والمتعاونة وإدارة العقود وإبرام الصفقات المفيدة معها لضمان سير المشروع على أكمل وجه دون عيوب وبما يتلائم مع الخطط الاستراتيجية له
- إدارة الجودة عن طريق تحديد الطرق والإجراءات اللازمة للوصول إلى أقصى درجات الكمال والمثالية المتاحة أو الممكنة بما يتطابق مع مواصفات ومعايير الجودة في تنفيذ المشروع
- متابعة عمليات تنفيذ المشروع وتوجيه ومتابعة الفرق المختصة بجوانب المشروع المختلفة بما في ذلك وضع الميزانيات المالية ، وتحديد التقنيات والمعدات اللازمة للتنفيذ وما سوى ذلك إجراءات الإشراف والمتابعة والتنسيق على تنفيذ العمليات وأداء الأشخاص والفرق الموكلة بالتنفيذ، وهو ما يُعرف كذلك بعملية إدارة التكامل
- وضع الخطط البديلة وتدارك التغيرات المحتملة والظروف الطارئة التي قد تحدث في أثناء سير تنفيذ المشروع
- إعداد التقارير والتحديثات بشأن المشروع، وإدارة المخاطر والتحديات، وقياس مؤشرات الأداء وعوامل النجاح بنسقٍ دوري، وتزويد الإدارة العامة بهذه التقارير والمعلومات وما سواها من المعلومات والتفاصيل الاستراتيجية وما قد يجري عليها من تعديل
- انتهاج أفضل الأساليب والنُظم الإدارية في سير عملية تنفيذ المشروع
- قياس مدى فاعلية أداء المشروع بواسطة الأدوات والتقنيات اللازمة والمتاحة لذلك
- إدارة العلاقات العامة مع العملاء وأصحاب المصالح والشركاء والجهات المتعاونة في تنفيذ المشروع
- إعداد وتنظيم الوثائق والمستندات المتعلقة بتفاصيل المشروع والاحتفاظ بها والمحافظة عليها جميعها
- تحليل إنجاز وتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل
- حضور الاجتماعات، والمؤتمرات، والدورات التدريبية المتعلقة بسير وإجراءات تنفيذ المشروع
- التأكد من فاعلية وكفاءة جميع الفرق والموظفين الموكلة لهم مسؤوليات ومهام مرتبطة بتنفيذ المشروع
- إعداد جداول البيانات، والمخططات، والرسومات البيانية، والخرائط التي توضح كيفية سير العمل
- التنسيق مع أقسام الموارد البشرية، وإدارة التواصل، وإدارة المخاطرة، وإدارة المشتريات، وما سواها من الإدارات والأقسام الأخرى المعنية والإشراف على عملها والتواصل معها بشكلٍ وثيق وفقاً لاحتياجات ومتطلبات تنفيذ المشروع
- الإشراف على العمليات الرئيسية لإنجاز المشروع وإطلاقه، وتقييم مستوى تحقيق مخرجات المشروع لأهدافه الأساسية، وتوثيق كافة المستندات والنماذج والتقارير الخاصة بالمشروع ونقلها رفقة كافة المعارف والخبرات ذات الصلة إلى الإدارة العامة أو الإدارة العُليا صاحبة المشروع
المسؤوليات والمهام المساندة لعمل مدير مشروع
ناهيك عن الوظائف المساندة لوظيفة مدير المشروع؛ فلا بُد من توفر حُزمة من المهارات الأساسية والعملية والإدارية الفاعلة لمن يتولى مهمة أو دور مدير مشاريع
ترافق مهام مدير المشروع ومسؤولياته الأساسية والرئيسية حُزمةً من المهمات والمسؤوليات الأخرى التي تُعد مهمّة ولا بُد من من توفر المهارات والإمكانات المرتبطة بها لدى مدير مشاريع ناجح وماهر على الرغم من إمكانية تولي أطراف وأقسام أخرى لهذه المهمات والمسؤوليات بما يضعها تحت إشراف وتوجيه مدير مشروع، وتتمثل أبرز هذه المهام والمسؤوليات بما يلي:
- إدارة الوقت | Time Management
- إدارة التكاليف | Cost Management
- إدارة الجودة | Quality Management
- إدارة الموارد البشرية | HR Management
- إدارة المشتريات | Procurement Management
- إدارة نطاق العمل | Scope Management
- إدارة التكامل | Integration Management
- إدارة التواصل | Communication Management
- إدارة أطراف المشروع | Stakeholder Management
المهارات المطلوبة لوظيفة مدير مشروع
لا بُد من توفر حُزمة من المهارات الأساسية والعملية والإدارية لمن يتولى مهمة أو دور مدير مشاريع، وذلك ليكون قادراً على أداء مهامه بفاعلية وتحقيق الإنجازات والنجاحات في عمله، ولعّل أهم وأبرز هذه المهارات هي التي تتبدّى بالتالية:
- الشخصية القيادية
- القدرة على الإدارة والإشراف والتوجيه
- مهارات تواصل ممتازة
- إدارة الوقت والانضباط
- مهارات خلّاقة في مواجهة وحل المشكلات
- الاهتمام بالتفاصيل
- القدرة على التنظيم والتحليل
- البراعة في استخدام التقنيات والأدوات والبرمجيات ومواكبة تحديثاتها
- القابلية للتعلم المستمر والتدرب والتدريب
- تحمل المسؤوليات والقدرة على العمل بانضباط واتساق حتى تحت الضغط
- القدرة والمهارة في تطوير وتحسين العمليات
- إجادة تكوين وبناء الفريق بشكلٍ مثالي وناجح
- مهارات العمل الجماعي والتواصل والاندماج الجيد والإيجابي مع الفريق
بهذا نكون قد قدّمنا لك في هذا المقال؛ أهم المعلومات والتفاصيل عن وظيفة مدير مشروع وهي التي يتركز الطلب عليها من قِبل الشركات والمؤسسات والمنظمات والجهات الكُبرى، إلى جانب القيام بمسؤولياتها عبر التعاون مع الأفراد أيضاً، إلا أنها تُعد من الوظائف ذات نِسب الإشغال المُنخفضةِ كذلك، فيما تحظى برواتب مُجزية وعالية في المقابل.
إذا كنت ترغب بالحصول على المزيد من المعلومات وقراءة العديد من المقالات الأخرى المهمّة والشيّقة؛ فإننا ندعوك لتفقّد مدّونة بيّوت السعودية والبقاء على اطّلاعٍ بكُلِ جديدٍ أولاً بأول.
