قائمة المحتويات
- اختيار أسلوب الكتابة
- ابدأ بتحية رسمية
- كتابة مقدمة الايميل
- كتابة الايميل بوضوح
- الطرق الصحيحة لكتابة الخاتمة
تعتبر كتابة ايميل بالانجليزي من المهارات المهمة التي يجب أن يتعلمها كل موظف ليحصل على تقدمٍ أفضل في مهنته، وهي عبارة عن معرفة مهمة لا يجب إهمالها أو الكتابة بطرق عشوائية بلغة ركيكة وطرقٍ غير منظمة.
وكتابة ايميل منظم واحترافي في العمل يترك انطباعًا مهمًا لدى أصحاب العمل وتكون فرص الترقية والتقدم أفضل وتصبح الأولوية بالنسبة إليهم، ولعلك تتساءل، ما هي طريقة كتابة ايميل بالانجليزي ؟ أو طريقة كتابة رسالة بريد إلكتروني بالانجليزي ؟ تابع معنا المقال لنقدم لك الخطوات والتفاصيل الشاملة لكتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية
كتابة ايميل بالانجليزي
قد تظن أن كتابة ايميل بالانجليزي تتطلب أن تكون محترفًا وطليقًا باللغة الانجليزية، لكن الأمر لا يعتمد على ذلك تمامًا، فهنالك الكثير من الأشخاص الذين يحترفون اللغة لكن لا يفكرون في طريقة ترتيب الكلام أو الايميل، فيمكن أن تكون لغتك متوسطة إلا أنك تختار الكلمات الصحيحة والبعيدة عن العامية لتقديم ايميل عمل احترافي ومرتب، وإليك بعض الخطوات لكتابة الايميل في العمل:
- اختر أسلوب الكتابة حسب الشخص
- ابدأ بتحية رسمية
- لا تتجاوز السطر في حال أردت كتابة مقدمة بسيطة
- اجعل الكتابة موجزة وواضحة الهدف
- اختم بشكل رسمي ومهذب
اختر أسلوب الكتابة حسب الشخص
يختلف أسلوب كتابة الايميل على حسب الشخص الذي تود الارسال إليه، فمثلاً لو أردت كتابة رسالة ايميل بالانجليزي لعميل، أو في حال كنت تعمل في المبيعات، سوف يختلف أسلوب الكتابة عما إذا كنت ترسل لأحد المدراء أو لأصحاب العمل
تكون رسائل العميل رسمية لكن أكثر حيوية، وذلك بهدف أن يشعر العميل براحة أكبر عند الرد وأن يتعامل مع الشركة أو المنشأة دون قلق، أما عند إرسال رسالة لصاحب العمل تكون الرسالة أكثر رسمية وموجزة مع تحديد الهدف منها بكل وضوح
ابدأ بتحية رسمية
مهما كان الشخص المستهدف عند كتابة ايميل بالانجليزي يجب دائمًا البدء بتحية رسمية، وذلك يشمل أيضًا إرسال الدعوات للأصدقاء أو لأفراد العائلة في حال أحببت تجربة إرسالها بلغة غير العربية على سبيل التدريب أو التغيير، لكن في العمل تكون اساسيات كتابة الايميل بالانجليزي ألا تتخطى الحواجز الرسمية وأن يكون الكلام مرتبًا ومنمقًا كذلك، وهنا سنذكر بعض الأمثلة بكيفية البدء بكتابة ايميل بالانجليزي:
- Greetings
- Dear Mr./Ms./Dr./Professor
- Hello Everyone
تمثل الأولى البدء بالتحيات، ويفضل استخدام Greetings في حال أن الهدف في كتابة ايميل بالانجليزي يستهدف عدة مدراء أو عدة أشخاص، أما بالنسبة لـ Mr. أو Ms. فهي لتحديد مع من تتحدث إما سيد أو سيدة، ويجب كتابة بعدها إسم الشخص المرسل إليه بعد كتابتها
وفي حال كنت تعمل في منشآت مثل المستشفيات أو الجامعات، يمكن كتابة ايميل بالانجليزي على حسب وظيفة الشخص الذي تعمل لديه، فالبدء بكلمة “دكتور” أو “بروفيسور” هي أكثر احترافية من اختيار Mr أو Ms في هذه الحالات
وبالنسبة لاختيار Hello Everyone فهي تتمثل وتشابه كلمة Greetings عند ارسال رسالة بريد إلكتروني بالانجليزي لعدة أشخاص، إلا أنها أقل رسمية من Greetings ويتم استخدامها عند إرسال رسالة لزملاء العمل أكثر من كونها رسالة رسمية للمدراء والمسؤولين
لا تتجاوز السطر في حال أردت كتابة مقدمة بسيطة
تستطيع أن تبدأ بكتابة الرسالة مع مقدمة صغيرة ولطيفة ولكن بشرط ألا تتجاوز السطر، وذلك بهدف تلطيف الرسالة وجعلها حيوية، وحتى لو اخترت كتابة ايميل بالانجليزي جاهز قصير يمكنك اضافة مقدمة لطيفة لئلا تشبه الروبوت عند الرد أو عند كتابة ايميل بالانجليزي ، وإليك بعض الأمثلة
- I hope you’re having a wonderful day\morning\evening
- I hope you’re doing good
- It’s great to hear from you
- Thanks for getting in touch
هذه البدايات تعبر عن تمنيك لغيرك بأن يكون بخير، أو في حال كنت ترسل رد لرسالة سابقة تستطيع أن تشكر بمن قام بالرد عليك وبعدها تحديد هدف الرسالة، وآخر مثالين هما أفضل السبل للرد على الرسائل التي تم إرسالها مسبقًا
اجعل الكتابة موجزة وواضحة المغزى
في نطاق العمل، يتم إرسال العديد من الرسائل خلال الأسبوع أو أحيانًا خلال اليوم، ولا تود أن يكون الرد دائمًا فوضويًا وطويلاً وأن لا يكون الهدف واضحًا في الرد أو الكتابة، كما ذكرنا سابقًا يجب أن تختار سطراً أو نصف سطر لبدء كتابة ايميل بالانجليزي وأن تظهر واثقًا من نفسك وواضحًا في طلبك أو هدفك
سوء كنت تتعلم طريقة كتابة ايميل رسمي بالانجليزي أو حتى في العربي اختر دائمًا بأن تكون شجاعًا وتظهر واضحًا في الكتابة، يتردد البعض عند كتابة الايميل وخصوصًا إذا كان بهدف إرسال شكوى أو طلب ترقية أو زيادة فيكون الايميل طويلاً ومحيراً لمدراء العمل، وإليك بعض الأساليب لبدء إرسال فكرتك:
- I would like to inform you..
- As we discussed earlier, I was wondering if..
- I’m getting back to you on..
- To follow up with our meeting, I think..
تهدف هذه البدايات بتحديد السبب الذي جعلك ترسل الايميل، قد يكون لديك رأيًا بعد أن عُقد اجتماعًا للموظفين، أو ربما تحدث معك المسؤول عبر الهاتف ولم تفكر في الرد المناسب حينها، وقد يكون بهدف بأن صاحب العمل ينتظر منك رداً بشأن أمرٍ ما
اختم بشكل رسمي ومهذب
سواء كنت ترسل طلبًا، أو شكراً أو حتى شكوى، اختم دائمًا بطريقة مهذبة ورسمية، فلا يوجد عمل دون مشاكل وغيرها من الأمور التي ترسخ في بال أي موظف، وقد يكون صاحب العمل منشغلاً ولم يبدي بالاً لشيء حصل في نطاق العمل، وفي لحظات كهذه يجب إنهاء كتابة ايميل بالانجليزي بطريقة تعكس التهذيب والاحترام، وإليك أمثلة للخاتمة:
- Best Regards,
- Sincerely,
- Respectfully,
- Thanks again,
يتم انهاء الايميل بإحدى هذه الطرق، وتحتها مباشرة يجب أن تكتب اسمك الثنائي وذلك ليكون طريقة الايمي رسمية وجيدة، وكما ذكرنا من قبل حتى وإن كانت لغتك الانجليزية ضعيفة يمكن لأسلوبك في كتابة ايميل بالانجليزي وطريقة ترتيبه بأن تغطي على ضعفك في اللغة، إلا أننا ننصح بأن تختار التطور دائمًا لتفتح أبواب الترقية والاحترافية
قدمنا لكم كتابة ايميل بالانجليزي وطرق ترتيب الايميل، يمكنكم الاطلاع على المزيد من المواضيع المنوعة الأخرى مثل نصائح يجب إتباعها داخل العمل بعد انتهاء ازمة كورونا، وغيرها من المواضيع في مدونة بيوت السعودية.
يمكنك أيضاً متابعتنا على وسائل التواصل الاجتماعية المختلفة المتواجدة في أسفل الصفحة. وإن رغبت في الحصول على المساعدة الفورية فلا تتردد بترك تعليقاتك لنا وسنقدم لك المساعدة التي تحتاجها.
